Transparantie in beleid, processen en verantwoording

Beleid

Als vastgoedfonds biedt Altera Vastgoed de aandeelhouders een hoge mate van transparantie in te voeren en gevoerd beleid, corporate governance, risicomanagement en rapportages.

Het beleggingsbeleid is inzichtelijk gestructureerd door middel van middellange termijn beleidskaders per sector, die door de aandeelhouders worden vastgesteld. Deze kaders worden jaarlijks uitgewerkt in een concreet en gedetailleerd beleid- en beleggingsplan per sector, met een budgettaire doorkijk over een periode van drie jaar.

De beleggingsstrategie bestaat in elk van de sectoren uit een top-down en een bottom-up beleid. Het top-down beleid bepaalt de strategische en tactische portefeuillestructuur en wordt grotendeels gebaseerd op researchbevindingen. De strategische portefeuillestructuur per sector wordt geconcretiseerd met behulp van een streefwaardenmatrix (prijs, product, markt, segment etc.). Het bottom-up beleid is, binnen de gestelde randvoorwaarden uit het top-down beleid, gericht op een actieve bijdrage aan de outperformance-doelstelling. Onder meer door dispositie van objecten die niet langer aan de portefeuille en/of rendementscriteria voldoen (op basis van hold/sell en SWOT analyses), efficiënt assetmanagement, selectie en acquisitie van individuele projecten (of portefeuilles). De financiële toets van zowel de bestaande objecten als te verwerven projecten wordt gebaseerd op een vaste systematiek van financiële criteria. Het interne rekenmodel is centraal verankerd met vaststaande formules.

Op deze wijze is de koers voor de portefeuilles helder voor zowel de aandeelhouders, de Raad van Commissarissen en de organisatie, als voor marktpartijen (zie ook Sectorportefeuilles).

Duurzaamheid

Het thema duurzaamheid maakt sinds 2008 integraal onderdeel uit van het beleggingsbeleid van Altera Vastgoed. Centraal staat het streven naar het op een pragmatische en ten minste rendementneutrale wijze meetbaar minimaliseren van het verbruik van energie en water en het optimaal toepassen van duurzaamheid bevorderende maatregelen.

Daarbij wordt gekozen voor bewezen en geaccepteerde oplossingen, materialen en technieken. In het jaarverslag rapporteert Altera sinds 2009 uitgebreid over doelstellingen en concrete vorderingen op het gebied van duurzaamheid. Voorts beijvert zij zich voor het hanteren van uniforme en marktbreed geaccepteerde normen en meetmethodes op het gebied van duurzaamheid, die ook een onderlinge vergelijking mogelijk maakt tussen sectoren, objecten en betrokken vastgoedpartijen (zie ook Sectorportefeuilles).

Corporate governance en risicomanagement

Als niet-beursgenoteerde vennootschap is Altera Vastgoed niet onderworpen aan de Corporate Governance Code van de Monitoring Commissie. Niettemin toetst Altera zich uit oogpunt van transparantie aan de code, voor zover die voor niet-beursgenoteerde ondernemingen relevant is.
In het externe Jaarverslag wordt uitgebreid gerapporteerd over alle relevante aspecten van corporate governance, met name ook over de wijze waarop het risicomanagement is georganiseerd en wordt getoetst. Mede op basis daarvan geeft de directie een “in control verklaring” af (zie Jaarverslag: Corporate governance).

De externe accountant toetst bovendien een met de aandeelhouders overeengekomen set beheersingsmaatregelen en stelt zijn bevindingen beschikbaar in de vorm van een ISAE 3000 rapportage. Zo kunnen aandeelhouders op vertrouwde en degelijke wijze een oordeel vormen en op hun beurt als pensioenfonds zelf ook weer verantwoording afleggen.

In juni 2011 heeft Altera als eerste vastgoedfonds een convenant afgesloten met de Belastingdienst voor horizontaal toezicht. Op basis daarvan hebben beide partijen de inspanningsverplichting om tot een efficiënte samenwerking te komen. Slechts organisaties die hun administratieve organisatie op orde hebben worden, na een uitgebreide toetsing, hiertoe door de Belastingdienst in de gelegenheid gesteld.
Naast de statutair geregelde besluitvormingsstructuur met aandeelhouders overlegt de directie ten minste tweemaal per jaar rechtstreeks met de aandeelhouders in de Participantenraad. Hier komen – naast onderwerpen die de aandeelhouders kunnen aandragen – onder andere de volgende onderwerpen aan de orde: toelichting op het gevoerde beleid, de kwartaalverslagen, portefeuillemutaties en een analyse van de resultaten van Altera Vastgoed ten opzichte van de IPD/ROZ-Vastgoedindex.

Bedrijfsprofiel

In een apart document (Bedrijfsprofiel) voor (potentiële) aandeelhouders zijn de kenmerken van Altera Vastgoed als privaat vastgoedfonds vastgelegd. Het Bedrijfsprofiel wordt vastgesteld door de aandeelhouders.

Dit document geeft een uitgebreide toelichting op alle belangrijke productkenmerken en beleidsuitgangspunten van Altera Vastgoed, zoals de missie, ondernemingsdoelstellingen, processen, procedures, waarderingsbeleid, performancedoelstellingen, toe- en uittredingsregels, rapportage- en verantwoordingsstructuur.

Een exemplaar van dit Bedrijfsprofiel wordt op verzoek aan prospectieve aandeelhouders verstrekt.

Rapportages

Altera Vastgoed voorziet aandeelhouders en zijn externe relaties in ruime mate van informatie. De informatie aan de aandeelhouders reikt verder dan het wettelijk vereiste. Doel hierbij is het bieden van maximale transparantie in het te voeren beleid, het gevoerde beleid en de ontwikkeling van het beleggingsproduct.

Voor performance en kostenrapportages op vastgoedniveau gelden de richtlijnen van de IPD/ROZ-Vastgoedindex. De volgende rapportages worden per sector aan de aandeelhouders respectievelijk extern beschikbaar gesteld:

onderwerp	frequentie	verschijning
opgave net asset value (NAV) inclusief specificatie	maandelijks	binnen 5 werkdagen na einde maand
kwartaalverslag (intern)	kwartaal	binnen 1 maand na einde kwartaal
halfjaarverslag (extern)	halfjaarlijks	derde kwartaal
jaarverslag	jaarlijks	binnen 4 maanden na einde jaar
controleverklaring per sector	jaarlijks	binnen 4 maanden na einde jaar
ISAE 3000 rapportage	jaarlijks	binnen 4 maanden na einde jaar
ingevulde standaard INREV Questionnaire	jaarlijks	binnen 4 maanden na einde jaar
sectorbeleidskaders voor middellange termijn	-	bij aanpassing
beleids- en beleggingsplannen	jaarlijks	vierde kwartaal
beleidsplan duurzaamheid	-	bij aanpassing
analyse uitkomsten IPD/ROZ Vastgoedindex	jaarlijks	binnen 6 maanden na einde jaar